Отличие аутсорсинга персонала и аутсорсинга КАФ

Современные компании сталкиваются с необходимостью оптимизации затрат на управление персоналом, сокращения административной нагрузки, соблюдения жестких требований трудового законодательства. В этих условиях аутсорсинг становится незаменимым инструментом повышения эффективности бизнеса.

Однако важно понимать различия между двумя направлениями: аутсорсингом персонала и аутсорсингом кадрово-административной функции (КАФ). Они имеют разные правовые основы, операционные подходы, сферы применения.

Что говорит закон

Некорректное использование аутсорсинга персонала может привести к серьезным юридическим последствиям. Основные риски включают:

• признание трудовых отношений между заказчиком и сотрудником, что влечет доначисление налогов, штрафы;
• нарушение требований ФЗ-116, что может привести к административной ответственности;
• риски двойного налогообложения при неправильной схеме взаимодействия.

Теперь легально передавать сотрудников можно только через аккредитованные частные агентства занятости и на срок не более 9 месяцев. При этом аутсорсинг как взаимодействие по договору возмездного оказания услуг (включая оказание услуг кадрового учета) остается не противоречащим закону инструментом оптимизации бизнес-процессов.

Законный и надежный способ оптимизации кадровых процессов

Компания OPEN Group оказывает клиентам аутсорсинговую услугу, не противоречащую действующему законодательству — аутсорсинг кадрово-административной функции (КАФ).

Аутсорсинг КАФ существует как продукт более 13 лет, и ни один клиент за это время не столкнулся с юридическими проблемами. Суть услуги — это передача внешнему подрядчику процессов, связанных с управлением находящимися в его штате сотрудниками (то есть, передача полномочий HR-отдела).

Важно: при аутсорсинге КАФ клиент сам управляет персоналом — самостоятельно ставит KPI и устанавливает заработную плату. В то время как при обычном аутсорсинге персонала заказчика не интересует, каким ресурсом провайдер обеспечивает решение поставленной задачи.

Наполнение услуги КАФ

Услуга предполагает полноценное участие заказчика в вопросах постановки KPI и размера з/п привлекаемых к работе сотрудников (полевой и promo персонал, мерчандайзеры и пр.) При этом различают варианты КАФ:

Теперь рассмотрим подробнее, какие задачи принимает на себя провайдер. Профессиональное агентство обеспечивает такие направления аутсорса:

1. подбор персонала — используется широкая команда найма, инструменты аналитики, методы автоматизации отбора;
2. ведение КДП — оформление/увольнение, отпуска, больничные листы, справки;
3. заработная плата — расчет и своевременная выплата + аналитика рынка (включая условия оплаты труда у конкурентов);
4. налоговые отчисления и налоговая отчетность;
5. работа с сотрудниками — удержание, развитие, мотивация;
6. HR-менеджмент — контроль, администрирование, экспертная поддержка

Услуга обладает определенной гибкостью: заказчик может по желанию расширить или сузить круг передаваемых сторонним специалистам управленческих задач. Так, если первые четыре пункта являются базовыми, то вопросы мотивации, развития и администрирования персонала — предмет выбора клиента.

Снижение рисков: защита бизнеса от штрафов

Аутсорсинговые компании берут на себя ответственность за соблюдение всех норм законодательства. В частности, они обеспечивают:

• корректное оформление приемов, увольнений и переводов сотрудников;
• своевременную подачу отчетности в государственные органы;
• соблюдение правил обработки персональных данных.

Это снижает вероятность штрафов, связанных с нарушениями трудового и налогового законодательства, и позволяет избежать дополнительных расходов.

Выгоды перехода на КАФ

Руководство компаний с большими штатами со временем понимают, что штатный сотрудник очень дорог и снижает гибкость структуры. К тому же, стремительное изменение законодательства формирует высокую востребованность передачи кадрового делопроизводства подрядчику: компании просто не успевают уследить за обновляющимися требованиями, попадая из-за этого под серьезные штрафы и проблемы с налоговой службой.

Практика показывает: предлагаемый подход способен обеспечить повышение эффективности работы полевой команды до +3,5%. Такой результат складывается из экономии на следующих направлениях (в процентах от общей сэкономленной суммы):

• ФОТ АУП — до 2%;
• КДП — до 2%;
• HR — до 4,3%.

Экономия достигается за счет исключения ошибок, затрат и потерь на КДП, снижения затрат на подбор и C&B, решение конфликтных ситуаций, управление графиком ежегодных и декретных отпусков, сокращения выплат КНО, оптимизации времени АУП (в том числе снижение затрат на подбор кадров — до 60%, экономия на покрытие правовых рисков — до 0,7%).

По итогу снижаются затраты на содержание одного работника, возрастает производительность бухгалтерии и юридической службы, обеспечивается полное исключение штрафов за нарушения в сфере КДП и ОТ.

Особенно заметны выгоды, если штат компании рассредоточен по большой территории (условно говоря, от Москвы до Камчатки). В этом случае даже простое получение обратной связи может стать проблемой из-за разницы часовых поясов, оно может занимать до 10-12 часов. Профессиональный провайдер аутсорсинговых услуг не только располагает сетью отделений по всей стране, но и предоставляет в распоряжение клиентов специальный портал по КДП, позволяющий закрывать до 95% всех вопросов с кадрами.

Важно: возможные сложности с персоналом остаются в ведении провайдера аутсорсинговых услуг и не влияют на имидж компании.

Годами наработанная экспертиза, а также наличие собственной базы делает КАФ от OPEN максимально эффективным:

• +30% скорости подбора персонала;
• снижение текучести кадров на 15%;
• ускорение КДП на 10%;
• повышение производительности бухгалтерской и юридической служб на 11%;
• двукратное ускорение процесса увольнения сотрудников.

Контракты обычно подписываются на 1-3 года, реже на 5 лет. Средний срок партнерских отношений составляет 9 лет: попробовав аутсорсинг на практике, он него сложно отказаться.

В заключение

Компании, стремящиеся к законности, прозрачности и эффективности, должны учитывать изменения в законодательстве, выбирать наиболее безопасные и выгодные модели взаимодействия. Грамотно организованный аутсорсинг кадровых процессов позволяет оптимизировать затраты, а также избежать проблем с контролирующими органами, что в конечном итоге способствует устойчивому развитию бизнеса.

Аутсорсинг персонала и аутсорсинг КАФ — два разных инструмента, каждый из которых решает определенные бизнес-задач: первый — вопросы гибкого управления рабочими ресурсами, второй — профессионального кадрового администрирования. Обе услуги могут сочетаться и адаптироваться под индивидуальные потребности заказчика, обеспечивая удобное и эффективное управление персоналом.