Современные компании сталкиваются с необходимостью оптимизации затрат на управление персоналом, сокращения административной нагрузки, соблюдения жестких требований трудового законодательства. В этих условиях аутсорсинг становится незаменимым инструментом повышения эффективности бизнеса.
Однако важно понимать различия между двумя направлениями: аутсорсингом персонала и аутсорсингом кадрово-административной функции (КАФ). Они имеют разные правовые основы, операционные подходы, сферы применения.
Что говорит закон
Некорректное использование аутсорсинга персонала может привести к серьезным юридическим последствиям. Основные риски включают:
- признание трудовых отношений между заказчиком и сотрудником, что влечет доначисление налогов, штрафы;
- нарушение требований ФЗ-116, что может привести к административной ответственности;
- риски двойного налогообложения при неправильной схеме взаимодействия.
Теперь легально передавать сотрудников можно только через аккредитованные частные агентства занятости и на срок не более 9 месяцев. При этом аутсорсинг как взаимодействие по договору возмездного оказания услуг (включая оказание услуг кадрового учета) остается не противоречащим закону инструментом оптимизации бизнес-процессов.
Законный и надежный способ оптимизации кадровых процессов
Компания OPEN Group оказывает клиентам аутсорсинговую услугу, не противоречащую действующему законодательству — аутсорсинг кадрово-административной функции (КАФ).
Аутсорсинг КАФ существует как продукт более 13 лет, и ни один клиент за это время не столкнулся с юридическими проблемами. Суть услуги — это передача внешнему подрядчику процессов, связанных с управлением находящимися в его штате сотрудниками (то есть, передача полномочий HR-отдела).
Важно: при аутсорсинге КАФ клиент сам управляет персоналом — самостоятельно ставит KPI и устанавливает заработную плату. В то время как при обычном аутсорсинге персонала заказчика не интересует, каким ресурсом провайдер обеспечивает решение поставленной задачи.
Наполнение услуги КАФ
Услуга предполагает полноценное участие заказчика в вопросах постановки KPI и размера з/п привлекаемых к работе сотрудников (полевой и promo персонал, мерчандайзеры и пр.) При этом различают варианты КАФ:
Базовый
- оформление трудовых договоров и кадровой документации;
- ведение кадрового делопроизводства (приказы, личные дела);
- расчет и начисление зарплаты (если это включено в договор);
- сопровождение трудовых отношений (отпуска, больничные).
Расширенный
- контроль КPI и мотивация сотрудников;
- подбор персонала (рекрутинг, адаптация);
- обучение и ученический договор;
- кадровый консалтинг и оптимизация процессов.
Теперь рассмотрим подробнее, какие задачи принимает на себя провайдер. Профессиональное агентство обеспечивает такие направления аутсорса:
- подбор персонала — используется широкая команда найма, инструменты аналитики, методы автоматизации отбора;
- ведение КДП — оформление/увольнение, отпуска, больничные листы, справки;
- заработная плата — расчет и своевременная выплата + аналитика рынка (включая условия оплаты труда у конкурентов);
- налоговые отчисления и налоговая отчетность;
- работа с сотрудниками — удержание, развитие, мотивация;
- HR-менеджмент — контроль, администрирование, экспертная поддержка
Услуга обладает определенной гибкостью: заказчик может по желанию расширить или сузить круг передаваемых сторонним специалистам управленческих задач. Так, если первые четыре пункта являются базовыми, то вопросы мотивации, развития и администрирования персонала — предмет выбора клиента.
Снижение рисков: защита бизнеса от штрафов
Аутсорсинговые компании берут на себя ответственность за соблюдение всех норм законодательства. В частности, они обеспечивают:
- корректное оформление приемов, увольнений и переводов сотрудников;
- своевременную подачу отчетности в государственные органы;
- соблюдение правил обработки персональных данных.
Это снижает вероятность штрафов, связанных с нарушениями трудового и налогового законодательства, и позволяет избежать дополнительных расходов.
Выгоды перехода на КАФ
Руководство компаний с большими штатами со временем понимают, что штатный сотрудник очень дорог и снижает гибкость структуры. К тому же, стремительное изменение законодательства формирует высокую востребованность передачи кадрового делопроизводства подрядчику: компании просто не успевают уследить за обновляющимися требованиями, попадая из-за этого под серьезные штрафы и проблемы с налоговой службой.
Практика показывает: предлагаемый подход способен обеспечить повышение эффективности работы полевой команды до +3,5%. Такой результат складывается из экономии на следующих направлениях (в процентах от общей сэкономленной суммы):
- ФОТ АУП — до 2%;
- КДП — до 2%;
- HR — до 4,3%.
Экономия достигается за счет исключения ошибок, затрат и потерь на КДП, снижения затрат на подбор и C&B, решение конфликтных ситуаций, управление графиком ежегодных и декретных отпусков, сокращения выплат КНО, оптимизации времени АУП (в том числе снижение затрат на подбор кадров — до 60%, экономия на покрытие правовых рисков — до 0,7%).
По итогу снижаются затраты на содержание одного работника, возрастает производительность бухгалтерии и юридической службы, обеспечивается полное исключение штрафов за нарушения в сфере КДП и ОТ.
Особенно заметны выгоды, если штат компании рассредоточен по большой территории (условно говоря, от Москвы до Камчатки). В этом случае даже простое получение обратной связи может стать проблемой из-за разницы часовых поясов, оно может занимать до 10-12 часов. Профессиональный провайдер аутсорсинговых услуг не только располагает сетью отделений по всей стране, но и предоставляет в распоряжение клиентов специальный портал по КДП, позволяющий закрывать до 95% всех вопросов с кадрами.
Важно: возможные сложности с персоналом остаются в ведении провайдера аутсорсинговых услуг и не влияют на имидж компании.
Годами наработанная экспертиза, а также наличие собственной базы делает КАФ от OPEN максимально эффективным:
- +30% скорости подбора персонала;
- снижение текучести кадров на 15%;
- ускорение КДП на 10%;
- повышение производительности бухгалтерской и юридической служб на 11%;
- двукратное ускорение процесса увольнения сотрудников.
Контракты обычно подписываются на 1-3 года, реже на 5 лет. Средний срок партнерских отношений составляет 9 лет: попробовав аутсорсинг на практике, он него сложно отказаться.
В заключение
Компании, стремящиеся к законности, прозрачности и эффективности, должны учитывать изменения в законодательстве, выбирать наиболее безопасные и выгодные модели взаимодействия. Грамотно организованный аутсорсинг кадровых процессов позволяет оптимизировать затраты, а также избежать проблем с контролирующими органами, что в конечном итоге способствует устойчивому развитию бизнеса.
Аутсорсинг персонала и аутсорсинг КАФ — два разных инструмента, каждый из которых решает определенные бизнес-задач: первый — вопросы гибкого управления рабочими ресурсами, второй — профессионального кадрового администрирования. Обе услуги могут сочетаться и адаптироваться под индивидуальные потребности заказчика, обеспечивая удобное и эффективное управление персоналом.
