Вопрос повышения эффективности работы полевого персонала ― один из наиболее актуальных в сфере ритейла. Даже в условиях существующей системы управления бывает сложно учитывать все виды персонала и настроить эффективный контроль и коммуникацию между торговой сетью и работниками «на местах». Для решения этой проблемы «Лента» привлекла партнеров к созданию IT-продукта ― timebook, доступ к которому был только у сертифицированных мерчандайзинговых агентств, отобранных с помощью тендера, проведенного сетью. Одним из таких агентств стало OPEN Group, вместе с которым было решено создать единую экосистему для взаимодействия сети, агентства и поставщика.
Ранее система timebook позволяла планировать работу собственного персонала «Ленты» и аутсорсеров, вести позитивный учет фактически отработанного времени, управлять затратами на оплату труда. Но в июне 2024 года был внедрен еще один модуль для планирования и фиксации визитов в торговые точки мерчандайзеров. Это было сделано потому, что поставщики на стадии переговоров обещали предоставить полевой персонал, а по факту магазины не видели сервис в должном объеме.
OPEN Group ― один из ключевых операторов торговой сети «Лента»: ежемесячно агентство обрабатывает более 2600 заявок, а мерчандайзеры проводит в магазинах сети 95 000 часов. Более 1500 сотрудников OPEN Group работают в торговых точках «Ленты» по России. Создание единого инструмента взаимодействия всех игроков рынка ― уже давно одна из наиболее приоритетных задач агентства. Борьба с фродом, хаотичными графиками и повышение эффективности визитов мерчандайзеров в магазины — всё это далеко не новые проблемы, которые до этого решались совокупностью различных трейд-маркетинговых инструментов. 26-летний опыт на рынке мерчандайзинга позволил OPEN Group привнести свою экспертизу в понимание актуальных потребностей производителей и агентств, превратив продукт timebook в эффективное комплексное решение.
До реализации проекта «Лента» не могла отследить факты визитов мерчандайзеров в свои магазины, соответственно учитывать их при планировании операций в магазинах. Но с июня 2024 года вход в торговые точки и выход для них стал возможным только по QR-кодам, которые загружаются на планшеты, установленные в магазинах. Если на сотрудника нет заявки на пульте охраны, которая отправляется автоматически, а у мерчандайзера отсутствует активный код, то к работе его не допустят. Таким образом стало возможно отслеживать фактическое соблюдение графиков каждым отдельным мерчандайзером в режиме реального времени.
OPEN Group начали работу с timebook с сентября 2024 года и стали лидером по количеству отработанных часов в системе. За время работы команда OPEN оценила преимущества совместного проекта по повышению эффективности и качества визита мерчандайзеров.
С момента внедрения системы timebook было зафиксировано повышение точности графиков полевого персонала: за январь-апрель 2025 года этот показатель вырос на 11%. В то же время фрод в отношении визитности снизился с 5% до 2%, что говорит о наглядной эффективности продукта.
Совместный доступ к данным также поспособствовал повышению эффективности аналитики: так как сеть теперь всегда имеет доступ к информации по визитам, стало гораздо легче отлеживать проблемы на местах и получать обратную связь как от директоров магазинов, так и от самих мерчандайзеров. С помощью timebook теперь легко держать ситуацию под контролем благодаря реальным данным и видеть, когда нужно усиление в виде персонала. Внедрение модуля учета рабочего времени мерчандайзеров позволило «Ленте» объединить по принципу «единого окна» управление всеми типами персонала в магазинах: собственных работников, привлеченных специалистов по аутсорсингу и мерчандайзеров. В результате, магазины могут рационально рассчитывать графики работы, избегая простоев в работе сотрудников в часы низкой загрузки и дефицита «рук» в часы пик, что в конечном итоге повысило производительность труда и эффективность бизнеса.
Следующий этап ― интеграция всех получаемых данных в WFM систему сети, разработанную компанией «Таймбук» для автоматического формирования потребности в персонале и дальнейшего повышения эффективности.
