16 апреля состоялось заседание HR-комитета AmCham, на котором Анастасия Баженова и Нато Троценко рассказали об участии OPEN Group в государственном эксперименте по использованию электронных документов, связанных с работой. Своим опытом также поделились компании Мегафон, TerraLink и Schneider Group.
Участие в эксперименте предполагает перевод кадрово-административных процессов в электронный формат и подписание выбранных работодателем кадровых документов с помощью электронной цифровой подписи. Участникам эксперимента необходимо было разработать локальный-нормативный акт, в котором должны быть описаны все процессы и механизмы, связанные с экспериментом, а также права и обязанности работодателя и работников. Сотрудники имели право согласиться либо отказаться от участия в эксперименте.
Нашей компанией были выбраны 10 документов, включая приказы о приеме на работу и увольнении, трудовой договор, договор материальной ответственности. За время участия в эксперименте (одно подразделение компании) было опробовано подписание 345 документов. Работникам было выдано около 120 усиленных квалифицированных подписей. Были проведены необходимые разъяснения и инструктаж по порядку ознакомления и подписания документов, обеспечена онлайн-техподдержка.
В процессе перевода кадровых процессов в новый формат компании-участники эксперимента столкнулись в различными вызовами и сложностями. Благодаря возможности давать обратную связь Министерству труда и социальной защиты РФ, участвовать в совещаниях и открыто обсуждать возникающие проблемы, мнение работодателей и их предложения будет учтены при подготовке проекта федерального закона о внесении изменений в трудовое законодательство в части повсеместного использования электронных документов, связанных с работой.
Мероприятие показало, что сложности у компаний очень схожи, равно как и выводы от участия в пилоте и будущем ЭКДО – необходимо более гибкое законодательство, более простые и доступные населению электронные цифровые подписи, а также масштабная государственная информкампания о преимуществах электронного обмена документами как для работников, так и для работодателей.
OPEN Group продолжает участвовать в эксперименте, который продлен до 16 ноября 2021 года.
