22 апреля Анастасия Жукова, руководитель отдела кадрового администрирования, и Анастасия Баженова, руководитель направления автоматизации и оптимизации бизнес-процессов, выступили на заседании Комитета по кадровым вопросам Франко-Российской торгово-промышленной палаты. Встреча руководителей HR-направлений компаний-членов палаты была посвящена актуальной на сегодняшний день теме «Электронный документооборот, персональные данные и «удаленка». Взаимосвязь и первые итоги».
Представители компаний обсудили основные тенденции в области введения электронного кадрового документооборота в России, использования и хранения персональных данных в цифровом кадровом делопроизводстве, а также его внедрения при дистанционной работе.
Эксперты OPEN рассказали об опыте компании в переводе на ЭКДО части сотрудников в рамках эксперимента Минтруда России по использованию электронных документов, связанных с работой. В частности, Анастасия Баженова поделилась наработками по выбору информационной системы для запуска ЭКДО, необходимыми этапами по подготовке соглашений с сотрудниками и локального нормативного акта по ЭКДО, а также организации инструктажа и «горячей линии» для полевого персонала. Организация разъяснений по использованию специального ПО для ознакомления и подписания кадровых документов сотрудниками явились важной частью проекта.
Эксперимент показал, что на сегодняшний день существует ряд сложностей для его эффективного применения, включая ограничения по использованию электронных подписей некоторых типов, необходимости выдачи подписей соискателям, которые еще не являются штатными сотрудниками компании, недоверие части персонала к цифровым форматам взаимодействия с работодателем, а также задействование большого количества человеческих ресурсов компании для запуска проекта и его поддержки. При этом были отмечены и положительные результаты эксперимента. А, именно: сокращение сроков ознакомления и подписания документов, высвобождение времени у сотрудников в связи с отсутствием необходимости приезжать в офис для подписания документов, экономия на курьерских услугах.
Анастасия Жукова в своем выступлении поделилась итогами перехода компании на использование так называемых «электронных трудовых книжек». Всего 22 % работников OPEN Group предпочли ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде. При этом 62 % высказали пожелание сохранить бумажную трудовую книжку. В то же время переход на новый процесс явился дополнительной постоянной нагрузкой на работодателя как в части его администрирования (работа кадровой службы с документами обоих форматов), регулярной работы с Пенсионным фондом России и отработки его запросов, а также необходимости вводить в работу новые ставки специалистов кадровой службы для работы с отчетностью.
Положительным моментом явилось снижение затрат на закупку бланков трудовых книжек и их учет. По мнению, Анастасии Жуковой, для оптимально работы процесса необходимы дополнительные уточнения в законодательстве, в том числе, в части ответственности работника за предоставление ложной информации о своем стаже в случаях, когда у работника было фактически несколько основных мест работы.
На заседании Комитета также выступили представители компаний Baker McKenzie и CMS Russia.
